Embora seja mais conhecido e usado apenas como um aplicativo de envio de e-mails, o Outlook também é: calendário, gerenciador de tarefas, gerenciador de contatos, anotações e diário. Nesse artigo separamos 8 dicas que vão melhorar o seu fluxo de trabalho e conhecer com mais detalhes alguns recursos do Outlook.
Leia também: Adicionar lembrete no Outlook: como fazer?
1. Dite textos com o Ditacte
1. Dite textos com o Ditacte
Para iniciar nossas dicas para melhorar seu fluxo de trabalho vamos de uma joia oculta que a Microsoft possui que é a ferramenta Dictate. Essa ferramenta foi criada pela equipe do Microsoft Garage, e tem um propósito simples: ditar textos de forma precisa. Acesse a página inicial e faça o download para começar.
2. Acompanhamento de e-mails
2. Acompanhamento de e-mails
Se precisa dar atenção para algum e-mail importante, pode contar com um recurso simples, porém muito útil. Através do ‘Sinalizador de acompanhamento do destinatário‘, você pode marcar um e-mail enviado a outra pessoa. Quando usar essa ferramenta, o e-mail será adicionado à lista de tarefas do destinatário. Portanto, nos dois casos você consegue incluir um alerta de lembrete.
3. Organize várias cadeias de e-mails com integração do OneNote
3. Organize várias cadeias de e-mails com integração do OneNote
O OneNote é um local simples para organizar suas informações e otimizar seu workflow diário. Fazer a integração do OneNote com o Outlook é incrível. Você terá várias vantagens dentro dessa integração, como: fazer anotações em reuniões, salvar e-mails em blocos de anotações do OneNote e até mesmo criar sinalizadores do OneNote para serem exibidos na barra de tarefas pendentes do Outlook. Após salvar o e-mail no OneNote, você pode adicionar notas, informações adicionais ou fazer uma lista de verificação. Em seguida, poderá criar um sinalizador de sua página do OneNote para envolvê-lo de volta no Outlook!
4. Limpe a desordem e mantenha o Workflow organizado
4. Limpe a desordem e mantenha o Workflow organizado
A quarta dica da nossa lista de dicas para melhorar seu workflow do Outlook é o Clutter. Esse recurso ajuda você priorizar seus e-mails e colocar as mensagens de baixa prioridade em uma pasta separada. Te fornece tempo em um resumo diário para que você não perca nada. Você também consegue aproveitar esse recurso usando a “Caixa de entrada Prioritária” no aplicativo para mobile do Outlook. Você encontrará a clutter folder (pasta de desordem em tradução direta) em sua caixa de entrada e também a guia ‘Outro’. Essa pasta faz uma análise dos seus e-mails e com base nisso determina as mensagens que você provavelmente irá ignorar. Em seguida, ele move automaticamente essas mensagens para a pasta Clutter, para que você possa revisá-las mais tarde.
5. Automatize sua caixa de entrada com regras de caixa de correio
5. Automatize sua caixa de entrada com regras de caixa de correio
“Uma regra” significa uma ação que o Outlook dá para o Windows executa automaticamente nas mensagens recebidas ou enviadas. Você escolhe o que adicionar na regra, bem como as ações que a regra executa. Ao usar regras, você pode reduzir as ações manuais e repetitivas necessárias para gerenciar suas mensagens de e-mail e melhorar seu workflow dentro da plataforma. Quando você ativa as regras, elas são executadas contínua e automaticamente.
6. Atalhos
6. Atalhos
Outra dica que irá otimizar o seu workflow no Outlook e tem uma abundância de teclas de atalho. Para uma lista completa, verifique a página de suporte da Microsoft. As teclas de atalho irão facilitar seu uso a plataforma, evitando perca de tempo.
7. Modelos de e-mail
7. Modelos de e-mail
Uma das dicas mais importantes para otimizar o fluxo trabalho no Outlook é criar modelos de e-mail. Crie e salve uma mensagem como um modelo e, em seguida, reutilize-a quando quiser. Use modelos de e-mail para enviar mensagens que incluem informações que raramente mudam de mensagem para mensagem. Novas informações podem ser adicionadas antes que o modelo seja enviado como uma mensagem de e-mail.
8. Armazene palavras mais usadas
8. Armazene palavras mais usadas
Para encerrar nossas dicas para melhorar seu fluxo de trabalho do Outlook, vamos falar AutoTexto é um conteúdo reutilizável que você pode armazenar e acessar sempre as palavras mais usadas. Você pode salvar tudo dentro da própria galeria de AutoTexto. Selecionando a palavras que deseja reutilizar, clique em AutoTexto e em Salvar Seleção na Galeria de AutoTexto . Ao preencher as novas informações do bloco de construção, você armazena o conteúdo que salva para usar novamente e novamente.
Gostou de saber algumas dicas para melhorar o fluxo de trabalho do Outlook?
Gostou de saber algumas dicas para melhorar o fluxo de trabalho do Outlook?
E aí, conseguiu acompanhar o nosso guia com as 8 melhores dicas para melhorar o seu fluxo de trabalho no Outlook? Então deixe nos comentários o que você achou e se ficou alguma dúvida!
